POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE

    1-Préambule

 Dans le cadre de son activité professionnelle, le cabinet met en œuvre un traitement spécifique de données à caractère personnel regroupant les données de ses clients et contacts.

  Le cabinet traite des données à caractère personnel vous concernant en tant que responsable de traitement dans le cadre de l’utilisation son site internet accessible par le biais de l’adresse suivante : http://www.maya-avocat.fr et des opérations de communication qu’elle réalise.

 Elle est respectueuse de la vie privée et protège les données à caractère personnel des utilisateurs des services qu’elle propose.

 Eu égard aux règles touchant au respect du secret professionnel, à la confidentialité des échanges, au principe d’indépendance et de gestion des conflits d’intérêts, la protection des données dont l’avocat a connaissance est inhérente au lien de confiance l’unissant à son client et au respect de ses obligations déontologiques.

 

  2-Quelle est l’origine des données traitées ?

 Les données personnelles sont notamment collectées ou traitées en tout ou partie sur la base :

 – des éléments fournis par le client dans le cadre d’un dossier confié au cabinet ou recueillis à l’occasion de l’accomplissement d’une mission confiée ;

– des cartes de visite, plaquettes publicitaires, sites Internet, réseaux sociaux, fichiers clients et/prospects constitués par le cabinet ;
– des formulaires électroniques remplis par contacts (prise de RDV en ligne, feuilles d’émargement, fiches de satisfaction distribuées à l’occasion de session de formation, formulaire de contact sur Internet, clouds, plateformes professionnelles, etc…) ;
– des renseignements apportés lors de l’inscription à un événement ou de l’abonnement à un service offert sur Internet (site web, blogs, plateforme de partage de donnes, réseaux sociaux, etc…) ;
– des renseignements fournis à l’occasion de l’inscription à des événements organisés par le cabinet ;
– des listes communiquées par les organisateurs événements, session de formation, conférences ou colloques auxquels participe le cabinet ;
– des échanges via les réseaux sociaux, les réseaux professionnels).

 

 3-Quelles catégories de données collectées traitons-nous ?

 Dans le cadre de l’utilisation du site internet et du logiciel de gestion de cabinet, plusieurs types de données à caractère personnel peuvent être collectés. Principalement les données collectées correspondant aux catégories suivantes :

-données relatives à l’identité (nom, prénoms, date et lieu de naissance, N° de sécurité sociale, fonction) ;
-coordonnées pour communiquer (adresses, fax, mail, numéros de téléphone…) ;
-vie personnelle, familiale et patrimoniale lorsque cela est nécessaire au traitement d’un dossier ;
-condamnations (pénales, commerciales, administratives, disciplinaires…) lorsque cela est nécessaire au traitement d’un dossier ;
-données et coordonnées bancaires si nécessaire (paiement de factures, transmission de fonds CARPA, paiement de frais, droits d’enregistrements et taxe….) ;
-données de connexion (IP, date, heure, adresse Internet, protocole de l’ordinateur du visiteur, page consultée etc.) ;

 

 4-Pour quelles finalités les données sont-elles collectées ?

 Selon les cas, le cabinet traite vos données en tout ou partie pour les principales finalités suivantes :

– Exercice de la profession d’avocats en toute matière (conseil, contentieux, médiation, intermédiation, formation, etc…) ;
– Traitement des dossiers ouverts par le Cabinet pour l’accomplissement des missions de toute nature qui lui sont confiées dans le cadre de l’exercice de la profession d’avocats ;
− Réponses aux demandes de consultations et aux questions de toute nature posées par téléphone, par écrit, par mail, par SMS, par visioconférence, par voie dématérialisée ou en ligne ;
− Gestion de la relation client, gestion électronique de données, gestion comptable, archivage ;
− Organisation des événements du Cabinet (sessions de formation, colloques, conférences, etc…) ;
− Animation des réseaux d’affaires ou des réseaux professionnels
− Diffusion de newsletters, mailings d’information, publication de plaquettes ou d’annonces publicitaires, actions de communication, etc… ;
− Envoi des vœux, remerciements, faire-parts…;
− Amélioration de la qualité des services offerts par le cabinet ;
− Réponses aux appels d’offres publics ou privés ;
− Réponses aux obligations administratives, ordinales ou fiscales du Cabinet ;
− Audit, études de marché, gestion statistique, recherche et développement du Cabinet.

  

5-A qui sont-elles transmises ?
Les données traitées sont destinées selon les cas aux personnes suivantes :

Destinataires internes (soumis au secret professionnel) :
– Avocats (associés, collaborateurs libéraux, correspondant)
– Personnel non avocat (assistantes, standardistes)

– Stagiaires, élèves-avocats, auditeurs de justice

Destinataires externes (sous réserve de la protection du secret professionnel) :
– Prestataires ou services support (Expert-comptable, service de traduction, prestataires informatiques, hébergeurs, service d’imprimerie ou de reprographie, services téléphoniques, société de communication, etc.)
– Institutions et administrations judiciaires (juridictions, magistrats, personnels de greffe, policiers, gendarmes, douaniers, inspecteurs des services publics, fonctionnaires d’Etat ou de collectivités territoriales), auxiliaires de justice, confrères (avocats français ou étrangers), experts judiciaires ou amiables, arbitres, médiateurs, notaires, mandataires judiciaires, commissaires-priseurs, huissiers, enquêteurs privés, etc…
– Instances ordinales (Ordres des avocats, institutions représentatives de la profession d’avocats, Ordres professionnels, …)

   

 6-Combien de temps les données sont-elles conservées ?

La durée de conservation des données est définie par le cabinet au regard des contraintes légales et contractuelles qui lui incombent. Elle est fixée dans le cadre de sa politique de durée de conservation.
Les données personnelles seront conservées pendant toute la durée nécessaire à leur traitement en fonction des finalités visées au paragraphe 4 ci-dessus.
Passés les délais fixés dans ladite politique, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usage statistique.
Il est rappelé aux clients et contacts que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que le cabinet n’est plus, par la suite, en mesure de les restaurer.

  

7-Quels sont vos droits ?
Conformément aux dispositions du RGPD et de la loi du 6 janvier 1978, les utilisateurs disposent d’un droit d’accès, d’interrogation, de portabilité et de rectification leurs données.
Ils disposent également d’un droit d’opposition pour motif légitime à ce que ces données à caractère personnel fassent l’objet d’un traitement, et d’un droit d’opposition à ce que les données soient utilisées à des fins de prospection notamment commerciale.
Enfin, les clients disposent du droit selon les cas à ce que les données à caractère personnel soient rectifiées, complétées, mises à jour, verrouillées ou effacées lorsqu’elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées, ou dont la collecte, l’utilisation, la communication ou la conservation est interdite et d’un droit de saisir l’autorité de contrôle afin d’y introduire une réclamation.
Toute demande pour l’exercice de ces droits doit être adressée au Cabinet MAYA Avocat , sis 12 rue Albert Glatigny à ROUEN (76100).

Dans un souci de confidentialité et de protection des données personnelles, le cabinet doit s’assurer de l’identité de l‘utilisateur avant de répondre à sa demande. Aussi, toute demande tendant à l’exercice de ces droits devra être accompagnée d’une copie d’un titre d’identité signé.
Si les clients et contacts présentent leur demande de copie des données par voie électronique, les informations demandées lui seront fournies sous une forme électronique d’usage courant, sauf demande contraire.
Les clients et contacts sont informés que ce droit d’accès ne peut porter sur des informations ou données confidentielles ou encore pour lesquelles la loi n’autorise pas la communication. Ce droit ne peut en aucun cas permettre d’accéder à des documents et des pièces confiées au Cabinet et qui sont soumises au secret professionnel.
Le droit d’accès ne doit pas être exercé de manière abusive c’est-à-dire réalisé de manière régulière dans le seul but de déstabiliser le Cabinet.
Enfin, les utilisateurs peuvent introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés, autorité de contrôle en charge du respect des obligations en matière de protection des données à caractère personnel.

  

8-Cookies
Le cabinet utilise des cookies sur son site internet.
Les cookies sont des données utilisées par un serveur pour envoyer des informations d’état au navigateur d’un utilisateur, et par ce navigateur pour renvoyer des informations d’état au serveur d’origine.
Les informations d’état peuvent être par exemple un identifiant de session, une langue, une date d’expiration, un domaine de réponse, etc. Les cookies permettent de conserver, pendant la durée de validité du cookie concerné, des informations d’état lorsqu’un navigateur accède aux différentes pages d’un site web ou lorsque ce navigateur retourne ultérieurement sur ce site web. Seul l’émetteur d’un cookie peut lire ou modifier les informations qui y sont contenues.
Les principales finalités des cookies utilisés sont :
-de comptabiliser les visiteurs et identifier la manière dont ils utilisent les sites ;
-de comptabiliser et différencier les visites ;
-d’adapter l’affichage selon vos préférences et selon les caractéristiques de votre terminal ;
-d’identifier par quel site ou moteur de recherche vous êtes arrivé sur nos sites ;
-de gérer et suivre vos choix en matière de cookies ;
-de gérer les sessions utilisateurs et les fonctionnalités de votre navigateur ;
-de réaliser des statistiques et analyses de fréquentation et d’utilisation, de navigation, et des mesures d’audience des sites et de leurs différents espaces en vue notamment de leur amélioration.
Lors d’une visite sur le site, l’utilisateur est informé de l’utilisation de cookies qui analysent la navigation pour obtenir des statistiques sur le parcours de navigation, la fréquentation de ses sites et les configurations type. L’absence de modification des paramétrages du navigateur internet, suite à la lecture de cette mention vaut consentement à l’implémentation desdits cookies.
Si vous souhaitez les refuser, vous disposer de plusieurs moyens définis ci-dessous.
L’utilisateur peut paramétrer son navigateur pour accepter ou refuser au cas par cas les cookies préalablement à leur installation. Par ailleurs, l’utilisateur peut également régulièrement supprimer les cookies de son terminal via son navigateur. Pour la gestion des cookies et les choix de l’utilisateur, la configuration de chaque navigateur est différente. Elle est décrite dans le menu d’aide du navigateur utilisé, elle permet de savoir de quelle manière modifier ses souhaits en matière de cookies.
En tout état de cause, l’utilisateur peut se rendre dans la rubrique d’aide de son navigateur pour savoir de quelle manière son navigateur lui permet de choisir les cookies acceptés ou refusés.
Nous attirons également l’attention de l’utilisateur sur le fait que, lorsque l’utilisateur s’oppose à l’installation ou à l’utilisation d’un cookie, un cookie de refus peut être installé sur son équipement terminal. Or, si ce cookie de refus est supprimé, il ne sera plus possible d’identifier l’utilisateur comme ayant refusé l’utilisation de cookies.

  

9-Quelles sont les mesures de sécurité mises en œuvre ?
Soucieux de garantir la sécurité de vos données, le cabinet prend toutes les précautions utiles qu’elles soient physiques, logiques, administratives ou organisationnelles, au regard de la nature des données qu’elle traite et des risques présentés par les différents traitements, pour préserver la sécurité des données et, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.

 10-Mise à jour de la politique de protection des données

La politique de confidentialité est susceptible d’être modifiée ou aménagée à tout moment et sans préavis.
L’utilisateur est donc invité à la consulter régulièrement.

 A ROUEN le 08/10/2019